Toegankelijk
We willen dat iedereen zich welkom voelt op een bijeenkomst. En dat een bijeenkomst toegankelijk is voor iedereen, ook voor mensen met een beperking. Daarom moeten alle gemeentelijke bijeenkomsten voldoen aan de ‘Gouden Vijf’. Deze 5 gouden tips zijn: duurzaam, toegankelijk, inclusief, sociaal en gezond.
Bewaren
Het is soms belangrijk om de uitkomsten van een bijeenkomst vast te leggen in tekst of beeld. Als je foto’s of een video maakt van de bijeenkomst, laat het aan de deelnemers weten zodat je rekening kunt houden met deelnemers die hier bezwaar tegen hebben. Je kunt ook een poster ophangen waarin staat dat er wordt gefotografeerd of gefilmd.
Duurzaamheid
Organiseer een bijeenkomst zo duurzaam mogelijk. Voorkom plastic, zorg dat de catering vegetarisch is en bij voorkeur met biologische en lokaal geproduceerde producten. En stimuleer de bezoekers om met het OV of op de fiets te komen.
Wat is het?
De gemeente organiseert veel bijeenkomsten. Van lezingen en lunchgesprekken tot webinars en gemeente-brede medewerkers-bijeenkomsten. Een bijeenkomst zorgt voor een direct contact tussen medewerkers en het management. Medewerkers krijgen informatie uit de eerste hand en kunnen ter plekke vragen stellen. Een goed georganiseerde bijeenkomst zorgt ervoor dat medewerkers geïnformeerd zijn en zich gehoord en gezien voelen.
Bereik
Je maakt vooraf een lijst van genodigden. Verstuur een aansprekende en duidelijke uitnodiging ruim van te voren, dat helpt mee aan een grotere opkomst. De opkomst is afhankelijk van het belang en de betrokkenheid van de genodigden.
Wie doet wat?
Als interne communicatieadviseur kun je een interne bijeenkomst mede-ontwerpen, adviseren over de werkvorm, begeleiden en faciliteren (maatwerk per situatie). Medewerkers van het team Evenementen werken op uurtarief en kunnen grote en kleine bijeenkomsten organiseren. Zij geven advies, coördineren en kunnen ondersteunen bij de uitvoering. Zij kunnen ook een ervaren dagvoorzitter of gespreksleider leveren. Een goede bijeenkomst vergt veel voorbereiding. Zorg dat je op tijd het team Evenementen inschakelt, als je daarvan gebruik wil maken. Zij kijken dan naar de beschikbaarheid van de medewerkers. Als alternatief voor Mentimeter en Kahoot, gebruiken we binnen de gemeente Amsterdam de applicatie AMSingesprek.
Ongeschikt
Geschikt
Zeer geschikt
Biedt mogelijkheden voor inspiratie en verbinding
Biedt mogelijkheden voor interactie en het voeren van (online) gesprekken
Biedt mogelijkheden om te reageren en het volgen van (online) gesprekken
Zeer geschikt voor actuele en (complexe) achtergrondinformatie voor een grote groep of specifieke groepen
gemeente
directie, stadsdeel of cluster
afdeling of team
project
leidinggevenden
uitvoering
Lezingen en gesprekken over specifieke onderwerpen