Sinds 2023 wordt er gewerkt aan steungroepen in Amsterdam. Tijdens dit proces zijn verschillende inzichten opgedaan en iedere dag leren we bij. Hier onder volgt een overzicht van de inzichten en lessen. Op de volgende pagina 'Blauwdruk Aanpak' staat een uitwerking van de verschillende stappen die zijn gezet in het opzetten van de steungroepen.

Learning by doing

Dit bleek een effectieve aanpak, omdat het daarmee is gelukt om binnen 1 jaar steungroepen te faciliteren. Leidend hierbij was de bijdrage en motivatie van de initiatiefnemers, andere gedupeerde ouders en medewerkers van de gemeente die bij elke stap werden betrokken.

• Les: Vertragen in het begin (neem de tijd om goed te inventariseren) om later te kunnen versnellen.

• Les: Zorg dat er ruimte is om te reflecteren zodat er lessen uit de aanpak worden getrokken. Pas deze lessen toe bij de vervolgstappen, dit is een doorlopend proces.

Faciliterende rol van de gemeente

In de faciliterende rol van de gemeente is geprobeerd de behoeften van de ouders leidend te laten zijn. In een aantal van deze behoeften kon de gemeente niet voorzien, om belangenverstrengeling te voorkomen. Hierdoor ontstond verwarring over wat de faciliterende rol precies inhield.

• Les: Vooraf duidelijk communiceren en klein beginnen met hulp waarvan zeker is dat de gemeente deze kan bieden. Verwijs zo nodig door naar andere partijen als de gevraagde hulp buiten het aanbod van de gemeente valt.

Organisatievorm steungroep

In de richtlijnen voor het starten van een steungroep is bepaald dat de steungroep vanuit een stichting moet worden georganiseerd. Dit bleek voor een aantal initiatiefnemers ingewikkeld, omdat zij bijvoorbeeld wel ervaring hadden met het opzetten en runnen van een onderneming maar niet met een stichting.

• Les: De gevolgen en verwachtingen van de richtlijnen van een steungroep, waaronder de organisatievorm, zowel in groepsverband als individueel aan initiatiefnemers verduidelijken.

Meekijken plannen steungroepen

In de praktijk bleken initiatiefnemers in sommige gevallen naast structurering van de plannen ook behoefte te hebben aan inhoudelijk advies, met name bij het financiële kader. In verband met belangenverstrengeling kan de gemeente dat niet geven.

• Les: Faciliteer als gemeente een format inclusief instructies voor o.a. het financiële kader van het plan.

• Les: Verwijs initiatiefnemers (indien nodig) door naar partijen die advies kunnen bieden voor het realiseren van de plannen.

Bijeenkomsten en sessies

In 2023 en 2024 zijn verschillende soorten bijeenkomsten en sessies georganiseerd voor ouders. Hier waren zowel initiatiefnemers van steungroepen als andere ouders bij. Deze momenten zijn vooraf in een jaarplanning gedeeld, maar gaandeweg werden deze momenten minder goed bezocht dan verwacht.

• Les: De bijeenkomsten meer in co-creatie organiseren. Zo kunnen naast initiatiefnemers ook andere ouders meedenken zodat de inhoud nog beter aansluit op de behoeften. Dat sluit ook aan op de wens van ouders en initiatiefnemers om elkaar beter te leren kennen en nauwer samen te werken.

Steungroepen in actie

In 2023 zijn er 5 steungroepen van start gegaan. Er zijn verschillende lessen geleerd.

• Relatie tussen initiatiefnemers: Een aantal initiatiefnemers had behoefte aan saamhorigheid tussen de verschillende initiatieven, anderen niet. Net als in andere steden is gebleken dat niet alle steungroepen de samenwerking met elkaar kunnen aangaan of behouden. Dit hoeft echter geen probleem te zijn.

• Les: Ondanks verschillende meningen of manieren van samenwerken is het mogelijk om tot een goed resultaat te komen. Samenwerking wil je niet afdwingen. Belangrijk om initiatiefnemers ook de ruimte te bieden om hun eigen richting op te gaan.

• Verschillende interpretaties: Door verschillende interpretaties, zowel vanuit de gemeente als vanuit de initiatiefnemers, zijn aannames en veronderstellingen gedaan. Bijvoorbeeld dat de kennis over het opzetten van een organisatie bij elke initiatiefnemer ongeveer gelijk was. Op basis daarvan zijn bijeenkomsten georganiseerd of zijn andere veronderstellingen gedaan.

• Les: Verschil van interpretatie en het doen van aannames is mens-eigen. Goed om hier rekening mee te houden en te blijven toetsen of de informatie helder is. Daarnaast is het belangrijk om tijdens het proces aandacht te besteden aan uitvraag, uitleg en verslaglegging. Maar ook accepteren dat niet alles ondervangen kan worden.

• Vertrouwen: Een aantal initiatiefnemers merkten vooraf en tijdens het proces dat zij op hun hoede waren bij het maken van hun plan (bijvoorbeeld bij de begroting) omdat zij geen fouten wilden maken. Dit heeft ook te maken met hun eerdere ervaringen bij de Belastingdienst. Tegelijkertijd is er vanuit de gemeente ook gewerkt aan het opbouwen van vertrouwen, waardoor de initiatiefnemers de steungroepen zijn gaan realiseren (of uitbreiden) in samenwerking met de gemeente. Bouwen aan vertrouwen wordt gedaan door in korte tijd zichtbare resultaten te leveren, in plaats van er alleen over te praten.

• Les: Veranderingen moeten zichtbaar zijn om te kunnen bouwen aan het vertrouwen.

• Les: Ruimte bieden om te leren en te doen, waarbij ook fouten gemaakt kunnen worden, is erg belangrijk.

Verantwoording

Een aantal initiatiefnemers liet weten dat de verantwoording voor extra stress zorgde omdat de planning niet haalbaar bleek. Het hele proces van de steungroepen is nieuw voor de initiatiefnemers en de gemeente. Dat riep vaak vragen op.

• Les: De gemeente zoekt samen met de initiatiefnemers naar een passende vorm van verantwoording.

Communicatie en transparantie

Communicatie en helderheid over het proces van de steungroepen moet onduidelijkheid tijdens het proces voorkomen. Afspraken werden gemaild zodat deze voor iedereen duidelijk waren. Toch was er af en toe verwarring.

• Les: Het besef dat veel van de ouders met wie wordt samengewerkt nog in hun herstelproces zitten. Informatie of afspraken worden mogelijk anders geïnterpreteerd. 

• Les: informatie opsplitsen, vaker herhalen, afspraken maken over manieren en tijden van communiceren, informatie na bijeenkomsten/sessies voor iedereen beschikbaar maken dragen bij aan heldere communicatie.

Beluister Judesca’s geleerde les

(0:38 minuten)

Beluister Simcha’s geleerde les

(1:02 minuten)

Organisatie locatie & vergunningen

Het vinden van een locatie voor een steungroep heeft voor veel vertraging gezorgd, tot frustratie van alle betrokken partijen. In de praktijk bleek het niet mogelijk alle obstakels op tijd weg te nemen. Processen in een grote organisatie als de gemeente bewegen niet makkelijk mee met nieuwe projecten. Ook het beheer van ene locatie is een aandachtspunt.

• Les: Helderheid over het proces en de beperkingen die de gemeente in haar rol heeft ten opzichte van de initiatiefnemers is erg belangrijk.

• Les: Als gemeente er rekening mee houden dat dingen langer kunnen duren en daar duidelijk over zijn. Tijdens het proces uit blijven gaan van gezond verstand en op tijd keuzes maken.

• Les: De gemeente onderzoekt de mogelijkheid om in de toekomst het beheer van een locatie uit te besteden aan een onafhankelijke partij. Dit om de daadkracht te waarborgen.